Por Simon Yeoman, director ejecutivo de Fasthosts

En un mundo donde la presencia en línea lo es todo, las organizaciones de todos los tamaños dependen de los servicios de TI. Sin embargo, cuando se trata de cambiar de proveedor, incluso las empresas consolidadas suelen mostrarse sorprendentemente reticentes.

¿El culpable? El miedo a los tiempos de inactividad. Después de todo, problemas como las interrupciones del sistema pueden provocar pérdidas de ingresos, clientes frustrados y una reputación empañada, consecuencias que hacen que incluso las empresas más ávidas de rendimiento se lo piensen dos veces.

Sin embargo, aferrarse a lo conocido no es el camino a seguir. Las empresas no deberían dejar de explorar mejores opciones de TI porque les dé miedo lo desconocido. La respuesta está en lograr un equilibrio entre minimizar el riesgo de tiempo de inactividad y aventurarse hacia nuevos horizontes. Pero, ¿Por dónde empezar?

Haciendo el cambio

Para las empresas que buscan abordar los riesgos que plantea el tiempo de inactividad, hay cuatro pasos esenciales que deben combinarse para formar un plan de migración de proveedores sólido.

En primer lugar, es fundamental realizar una evaluación de riesgos y auditorías exhaustivas. Con esta evaluación, las empresas pueden descubrir los posibles peligros que existen o pueden surgir durante la transición, así como las consecuencias que estos riesgos pueden tener en las operaciones.

Un inventario exhaustivo garantiza que la empresa tenga anotados todos los componentes esenciales que deben trasladarse en la mudanza. Este proceso documenta sistemas como bases de datos de correo electrónico.

A continuación, las empresas deben incorporar una respuesta de contingencia en su plan de migración. Esto actúa como una red de seguridad contra problemas como filtraciones de datos, errores humanos y cortes de red que pueden causar tiempos de inactividad inesperados. Para muchas empresas, esto significa tener un sistema de respaldo en funcionamiento.

Esta copia de seguridad protege a una empresa de la pérdida de datos críticos y le permite volver a una versión anterior de su sistema si algo sale mal. En otras palabras, esta capacidad de recuperación significa que las empresas pueden "rebobinar" fácilmente su sistema a un punto anterior al que se produjo el problema.

A continuación, el plan debe tener en cuenta lo que harán las empresas durante la migración. Esto significa planificar pausas de mantenimiento para verificar la seguridad y el rendimiento en momentos convenientes.

Al programar estos descansos, las empresas pueden minimizar las interrupciones generales en sus operaciones y clientes. Por ejemplo, una empresa de comercio electrónico puede planificar la capacitación de los empleados para su nuevo sistema en la nube en función de las horas de menor actividad comercial de los clientes.

Por último, pero no por ello menos importante, un plan de migración exitoso incluye pruebas y monitoreo. Las pruebas deben realizarse antes y después de la migración, con un monitoreo subyacente durante todo el proceso. De manera similar a una evaluación de riesgos, estas pruebas pueden identificar problemas con el nuevo entorno que pueden provocar tiempos de inactividad si no se abordan.

Después de la migración, una evaluación puede revelar cualquier problema inicial y brindar la oportunidad de revisar la migración. El monitoreo informará esta evaluación y alertará a las empresas sobre los cambios en el estado de su infraestructura, para que puedan abordarse rápidamente una vez detectados.

Decisiones, decisiones, decisiones: cómo saber cuándo es el momento adecuado para migrar

Cambiar de proveedor no siempre es una decisión fácil. ¿Cómo puede una empresa estar segura de que está haciendo lo correcto? Hay cuatro requisitos que una empresa debe cumplir antes de plantearse cambiar de proveedor de infraestructura de TI.

En primer lugar, ¿el proveedor está presente cuando se lo necesita? Una asistencia al cliente fiable las 24 horas es fundamental para abordar cualquier problema que surja antes, durante y después de un cambio. Para las empresas con departamentos de TI pequeños o recursos limitados, este soporte externo ofrece una gestión fiable de la infraestructura sin necesidad de contar con un gran equipo interno.

A continuación, ¿El proveedor ofrece garantías de alto tiempo de actividad y acuerdos de nivel de servicio (SLA) que describen la compensación por el tiempo de inactividad? Al priorizar a los proveedores de servicios con la clasificación de nivel 4 del Uptime Institute, las empresas optan por un socio que está certificado como totalmente tolerante a fallas, altamente resistente y que garantiza un tiempo de actividad del 99,9 por ciento. Esto protege los sistemas de TI cruciales de la empresa, manteniéndolos operativos a pesar de la actividad disruptiva, como un ciberataque, componentes defectuosos o interrupciones inesperadas.

Además de esto, es importante que un proveedor cuente con medidas de seguridad sólidas para proteger el entorno de TI de una empresa y los datos de los clientes. Esto debería incluir la gestión de parches, que consiste en detectar problemas de seguridad y solucionarlos. La aplicación periódica de parches puede ayudar a resolver errores de software y mejorar la estabilidad y el rendimiento del sistema.

Por último, ¿puede el proveedor adaptarse al crecimiento potencial? Cualquier empresa que desee ampliar su escala debe asegurarse de que su proveedor de servicios de TI pueda expandirse con ella. Esto significa respaldar el crecimiento del tráfico y las necesidades de almacenamiento de datos. Asociarse con un proveedor que comprenda los planes de crecimiento de la empresa ayuda a que la infraestructura de TI se amplíe de manera eficiente y confiable, ajustándose a los objetivos de la empresa. 

A medida que una empresa crece, también lo hace su vulnerabilidad a los riesgos de seguridad y a los requisitos normativos. Por lo tanto, un proveedor de TI diligente puede guiar a una empresa para que se adapte a estos cambios, manteniendo su infraestructura de TI segura y en cumplimiento de las normas.

Sentir el miedo y hacerlo de todos modos

Los servicios de TI confiables no son negociables, pero el miedo a los tiempos de inactividad frena a las empresas. Por eso, se quedan en el limbo, temerosas de perder ingresos o molestar a los clientes, aunque ven los beneficios potenciales de explorar nuevas opciones de TI.

Sin embargo, las empresas no pueden dejarse dominar por este miedo. Deben encontrar un equilibrio entre minimizar los riesgos potenciales y explorar nuevas posibilidades. Al crear un plan de migración exhaustivo y examinar a fondo a los proveedores, las empresas pueden realizar el cambio de forma segura y liberar su potencial de rendimiento.