Quando o lançamento de uma nova ferramenta de gerenciamento de infraestrutura de Data Center (DCIM) não atende às expectativas, o produto ou seu fornecedor é frequentemente culpado.

No entanto, o sucesso de uma ferramenta de gerenciamento de infraestrutura depende de mais do que tecnologia e funcionalidade – como o software é implementado em toda a organização é igualmente importante.

Os problemas geralmente surgem na fase de preparação e se transformam em problemas durante a implementação.

Soluções excessivamente complexas, planejamento deficiente, orçamentos apertados e falta de envolvimento dos funcionários podem atrasar uma implementação. Ter um plano de gestão estratégica é crucial para o sucesso.

Dividir e conquistar

Os gerentes de projeto devem tratar cada elemento da implementação como um projeto individual. Atribuir funções e responsabilidades durante a realização de reuniões regulares aumentará suas chances de uma implementação perfeita e proporcionará vitórias consistentes para as equipes internas e as partes interessadas.

Consultar o fornecedor de software com antecedência e frequência também é fundamental, pois ele tem a experiência e o conhecimento necessários para superar obstáculos, encontrar caminhos alternativos e implementar uma solução que atenda às suas necessidades específicas.

Antes de iniciar o programa de implementação, é importante garantir que todos os processos estejam documentados e funcionando corretamente. Afinal, identificar e resolver problemas na fase de preparação eliminará contratempos no futuro.

Antes de implementar uma ferramenta de gerenciamento de infraestrutura, as equipes de TI devem primeiro:

• Avaliar e documentar o status atual da infraestrutura do Data Center, incluindo sistemas, processos e dados
• Definir e contatar todas as partes interessadas relevantes
• Definir metas claras e realistas a serem alcançadas, bem como critérios para medir o sucesso da implementação
• Identificar os casos de uso necessários, os usuários finais e a equipe responsável pelo teste de aceitação do usuário
• Definir tarefas, responsabilidades e equipes responsáveis pela implementação
• Incluir todas as ferramentas, processos, sistemas, funções de departamento, proprietários relevantes e especialistas técnicos afetados no processo
• Trazer consultores para dar uma visão mais objetiva do status atual e otimizar os aspectos organizacionais
• Certificar-se de ter pessoal interno suficiente disponível para responder prontamente às perguntas
• Desenvolver um método de treinamento apropriado para os usuários

Escolha um modelo de processo de implementação estratégica

A próxima montanha a escalar é decidir qual abordagem de implementação adotar. Esses exemplos podem ajudá-lo a escolher o modelo de processo certo a ser seguido para sua organização.

Primeiro, vamos discutir uma abordagem site a site. Quando um grande fornecedor de telecomunicações estava buscando uma estratégia de expansão internacional, foi aconselhado a seguir um modelo de abordagem site a site para evitar os riscos técnicos de um big bang, demandas excessivas sobre a organização e interrupção das operações.

O objetivo era mudar locais individuais e antigos com sistemas de controle de edifícios locais e barramentos de campo não roteáveis para monitoramento baseado em IP (SNMP) por meio de tecnologia de medição de consumo de energia e ar condicionado de última geração.

Os contratos de construção para os trabalhos de modernização foram adjudicados a diferentes prestadores de serviços para cada local e as suas atividades foram repartidas ao longo do tempo.

Como resultado, eles foram capazes de gerenciar com eficiência os fornecedores de serviços, distribuir custos e carga de trabalho ao longo do tempo e alocar melhor os custos para os locais individuais.

Além disso, os sites que trabalhavam juntos no mesmo grupo de redundância foram atualizados um após o outro para evitar um desligamento simultâneo de energia e garantir a continuidade dos negócios.

O mesmo modelo também é adequado para a aquisição de sites de Data Center e para a implementação gradual da solução de gerenciamento de infraestrutura.

O próximo exemplo se concentra em um modelo ativo por ativo. Quando um fornecedor de colocation líder de mercado quis acelerar seus processos de provisionamento para permitir que ele fornecesse os serviços solicitados pelos clientes mais rapidamente, eles se concentraram em uma classe de ativos específica de cada vez. Com muitos sites, um projeto que incorporasse todos os dados teria sido extremamente demorado.

Com um modelo de ativo para ativo, as empresas podem adotar uma abordagem direcionada ao abordar pontos problemáticos em classes e processos de dispositivos específicos.

Ao contrário do modelo de domínio tradicional, que é composto por camadas, não há necessidade de entrada de todos os departamentos, o que torna a implementação mais suave.

Esse modelo também abriu caminho para que mais orçamento fosse liberado para serviços adicionais.

O terceiro modelo de processo que recomendo leva em consideração a maturidade da infraestrutura.

Quando um fornecedor de serviços de TI de autoridade pública estava procurando uma nova ferramenta para gerenciar sua infraestrutura de TI e Data Center, estendendo-se por mais de 2.000 edifícios em 1.000 cidades, e oferecer novos serviços de infraestrutura aos clientes, o plano era usar abordagens diferentes, dependendo da maturidade das operações de TI ou do nível de automação.

Esse modelo requer uma análise minuciosa da situação existente. O fornecedor de serviços inicialmente abordou sua documentação de infraestrutura, por ter o menor nível de maturidade, e lançou as bases para os outros níveis.

Em seguida, passou para o próximo nível de maturidade, incluindo funções como visualização e gerenciamento de pedidos, otimização de processos e gerenciamento de custos e qualidade.

O terceiro e mais alto nível de maturidade envolveu a integração de uma experiência de loja. O objetivo final era criar uma prestação eficaz de serviços por meio de um catálogo de produtos padronizado contendo mais de 800 componentes de infraestrutura e 200 serviços.

Fazer uma distinção clara entre camadas horizontais e pacotes de tarefas forneceu uma base de dados e processos extremamente confiável para serviços e o catálogo de serviços.

Práticas recomendadas para implementar uma ferramenta de gerenciamento de infraestrutura

Como dito anteriormente, as falhas de implementação raramente são causadas pelo design técnico das ferramentas. Em vez disso, o processo de seleção e os erros durante a implementação são os culpados comuns. Seguindo estas práticas recomendadas, você pode garantir uma implementação tranquila:

Adote uma abordagem de ferramenta modular – A abordagem certa é uma solução construída em um padrão central forte, com um modelo de dados altamente pré-fabricado e facilmente personalizável por meio da configuração. Essas soluções fornecem o melhor suporte possível para processos específicos dentro de uma determinada organização e são ideais para os modelos de implementação discutidos acima. Isso reduz significativamente a complexidade associada à distribuição e operação.

Escolha uma solução que seja fácil de integrar e escalar – A infraestrutura do Data Center está em constante mudança, o que significa que novas ferramentas para gerenciar serviços internos e externos são frequentemente adicionadas. Portanto, é essencial estender o sistema de gestão de forma rápida e eficiente.

Considere a duração do programa – Quando se trata de infraestrutura de Data Center, prazos estratégicos devem ser evitados. A implementação é simplesmente muito complexa para restrições de tempo. Se apenas uma fração das funções e benefícios estiver disponível na Data escolhida, o programa será considerado um fracasso, independentemente dos muitos benefícios já alcançados.

Selecione o método de implementação correto – Cada abordagem tem seus prós e contras. Escolha o mais adequado à sua situação única.

Planeje uma implementação em fases para ganhos rápidos – A introdução de uma ferramenta de infraestrutura geralmente é uma tarefa demorada. Para manter as partes interessadas engajadas, os benefícios precisam ser repetidamente destacados e comunicados.

Concentre-se primeiro nas funções que oferecem os maiores benefícios – Para manter o conteúdo e as equipes das partes interessadas motivadas, demonstre progresso com pequenas vitórias.

Não adie a mudança organizacional e de processo – A implementação não é automaticamente um sucesso apenas porque o software está instalado e funcionando. A ferramenta deve sempre ser usada para iniciar mudanças internas e desafiar e otimizar estruturas e processos.

Adapte sistemas, módulos, processos e treinamento – A infraestrutura do Data Center não é imutável, especialmente durante toda a vida útil do programa. Flexibilidade é fundamental.

Envolva as equipes de TI – Uma ferramenta não utilizada é claramente um investimento desperdiçado. Portanto, os funcionários devem estar envolvidos no processo de implementação. Isso garantirá amplo conhecimento do aplicativo e proporcionará um ROI mais rápido.